Checking in at the hotel

Situation

The hotel has overbooked. Advanced version: standing up for yourself diplomatically.

The roles

AYouBThe night manager

You
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Bonsoir. J'ai une réservation confirmée, mais on me dit qu'il n'y a plus de chambre. Pouvez-vous m'expliquer ?
Good evening. I have a confirmed reservation, but I'm told there are no rooms left. Can you explain?
The night manager
Listen
Je suis sincèrement désolé. Nous avons eu un surbooking imprévu ce soir.
I'm sincerely sorry. We had an unexpected overbooking tonight.
You
Listen
Je comprends que ça arrive, mais j'ai une réservation confirmée et payée. Quelle solution me proposez-vous ?
I understand these things happen, but I have a confirmed and paid reservation. What solution can you offer me?
The night manager
Listen
Nous pouvons vous reloger dans un hôtel partenaire de catégorie supérieure, à nos frais.
We can rebook you at a partner hotel of a higher category, at our expense.
You
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C'est un bon début. Mais le transport jusque-là, et le retour demain, qui s'en charge ?
That's a good start. But the transport there, and back tomorrow, who handles that?
The night manager
Listen
Nous couvrons le taxi dans les deux sens, évidemment.
We cover the taxi both ways, of course.
You
Listen
Très bien. Autre point : j'avais une réunion ici demain matin, dans vos salles. Ça tombe à l'eau ?
Very well. Another point: I had a meeting here tomorrow morning, in your rooms. Does that fall through?
The night manager
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Pas du tout, je vous garde la salle. Vous reviendrez juste pour la réunion, sans souci.
Not at all, I'll hold the room for you. You'll just come back for the meeting, no problem.

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Checking in at the hotelDialogue 146

You
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Ça me rassure. Et compte tenu du dérangement, je présume qu'un geste commercial serait approprié ?
That reassures me. And given the inconvenience, I assume a goodwill gesture would be appropriate?
The night manager
Listen
Tout à fait. Je vous offre la première nuit et un surclassement pour le reste de votre séjour.
Absolutely. I'll comp the first night and an upgrade for the rest of your stay.
You
Listen
C'est correct. Pourriez-vous me confirmer tout ça par écrit, pour mes dossiers ?
That's fair. Could you confirm all that in writing, for my records?
The night manager
Listen
Je vous envoie un courriel récapitulatif immédiatement, avec mon nom comme référence.
I'll send you a summary email immediately, with my name as a reference.
You
Listen
Parfait. J'apprécie que vous régliez ça avec autant de sérieux.
Perfect. I appreciate you handling this so seriously.
The night manager
Listen
C'est la moindre des choses. Le taxi vous attend déjà à l'entrée.
It's the least we can do. The taxi is already waiting at the entrance for you.
You
Listen
Voilà qui règle la question élégamment. Je vous remercie de votre réactivité.
That settles it elegantly. Thank you for your responsiveness.
The night manager
Listen
Encore désolé pour ce contretemps. On se rattrapera demain pour votre réunion.
Apologies again for the inconvenience. We'll make it up to you tomorrow for your meeting.

Vocabulary

un surbooking / surréservationan overbooking
relogerto rebook / rehouse
à nos fraisat our expense
un geste commerciala goodwill gesture— Business idiom
un surclassementan upgrade
un contretempsa hitch / setback

Culture note

Faced with overbooking, staying courteous while clearly asking for compensation (transport, upgrade, goodwill gesture) is expected and gets better results than aggression.

Web version

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Dialogue 146 / 369 · p. 295–296 / 742