At a government counter

Situation

Your file is blocked by an administrative error. Advanced version: getting the situation unblocked.

The roles

AYouBThe agent

You
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Bonjour. Mon dossier est bloqué depuis deux mois, et chaque appel me donne une réponse différente.
Hello. My file has been blocked for two months, and each call gives me a different answer.
The agent
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Je vais regarder ça. Vous avez votre numéro de dossier ?
I'll look into it. Do you have your file number?
You
Listen
Oui, le voici. D'après la dernière lettre, il manquerait un document que j'ai pourtant envoyé deux fois.
Yes, here it is. According to the last letter, a document is missing, yet I've sent it twice.
The agent
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Je vois... Effectivement, il y a une note contradictoire dans le système.
I see... Indeed, there's a contradictory note in the system.
You
Listen
C'est précisément le problème. J'ai gardé les preuves d'envoi, avec les dates. Je peux vous les montrer.
That's exactly the problem. I kept the proof of sending, with dates. I can show you.
The agent
Listen
Ce serait utile. Avec ça, je peux annoter le dossier et corriger l'erreur.
That would be useful. With that, I can annotate the file and correct the error.
You
Listen
Les voici : deux accusés de réception, datés et tamponnés. Le document a bel et bien été reçu.
Here they are: two acknowledgments of receipt, dated and stamped. The document was indeed received.
The agent
Listen
C'est sans équivoque. Je corrige immédiatement et je débloque le traitement.
It's unequivocal. I'll fix it immediately and unblock the processing.
You
Listen
Je vous en remercie. Combien de temps avant que le dossier avance, maintenant ?
Thank you. How long before the file moves forward, now?

vieauqc.com— 351 —

Simplifiez votre vie au Québec · Simplify your life in Quebec

vieauqc.com

At a government counterDialogue 174

The agent
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Une fois débloqué, comptez deux à trois semaines pour la décision finale.
Once unblocked, count two to three weeks for the final decision.
You
Listen
Et pour éviter que ça se reproduise, est-il possible d'avoir une confirmation écrite ?
And to prevent it from happening again, is it possible to get written confirmation?
The agent
Listen
Je vous envoie un accusé par courriel aujourd'hui même, avec mon numéro d'employé.
I'll send you an acknowledgment by email this very day, with my employee number.
You
Listen
C'est exactement ce qu'il me fallait. Si jamais ça rebloque, je pourrai référer à votre note.
That's exactly what I needed. If it ever blocks again, I can refer to your note.
The agent
Listen
Tout à fait. Et n'hésitez pas à demander mon poste directement, ça évitera les réponses contradictoires.
Absolutely. And don't hesitate to ask for my extension directly, it'll avoid the contradictory answers.
You
Listen
Excellente idée. Merci d'avoir pris mon dossier au sérieux, ça faisait deux mois que j'attendais ça.
Excellent idea. Thank you for taking my file seriously, I'd been waiting two months for this.
The agent
Listen
Désolé pour ces démarches en double, ça ne devrait pas arriver. C'est réglé maintenant.
Sorry for the duplicated effort, it shouldn't happen. It's sorted now.

Vocabulary

un dossier bloquéa blocked file
un numéro de dossiera file number
une preuve d'envoiproof of sending
annoter le dossierto annotate the file
un accusé (de réception)an acknowledgment (of receipt)
référer à...to refer to...

Culture note

To unblock an administrative file, keeping your proof (dates, acknowledgments, employee number) and asking for written confirmation is the most effective strategy. Staying factual and courteous gets better results.

Web version

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Dialogue 174 / 369 · p. 351–352 / 742